POLITICA DE GESTION DOCUMENTAL
Las actuaciones, decisiones y acciones de quienes participan en el proceso de gestión documental en Baupres S.A.S. Pilotos Prácticos BPP se sujetan a los principios que rigen de forma integral a la función marítima, específicamente se aplican en la gestión documental los dispuestos en el artículo 5 del Decreto 2609 de 2012 que determina los principios que serán la base del proceso de gestión documental
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Las fases de formación de los archivos se dan a través de las diferentes etapas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Dentro del ciclo de vida se presentan los momentos por los que atraviesan los documentos y se identifican sus valores.
PROGAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
El Programa de Gestión Documental de Baupres S.A.S. Pilotos Prácticos BPP es un instrumento archivístico qué busca cumplir con los requisitos legales, reglamentarios y normatividad archivística de Colombia, con el objetivo de articular las políticas de gestión de información en beneficio del desarrollo administrativo y funcional que garanticen la correcta Gerencia en la gestión documental de toda aquella documentación producida o recibida por la empresa, a fin de lograr la prestación de servicios de practicaje con calidad, seriedad y puntualidad basados en principios básicos para generar beneficios a los socios, aliados estratégicos y comunidad marítima.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Es un instrumento archivístico que permite la normalización de la gestión documental y la institucionalización del ciclo vital del documento en sus diferentes fases, por medio de un listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna la permanencia en cada fase del ciclo vital de los documentos.
| 100 Gerencia General | Ver |
| 200 Gerencia de Operaciones y de Seguridad | Ver |
| 210 Operaciones Pilotaje | Ver |
| 220 Estación Pilotos | Ver |
| 230 Seguridad | Ver |
| 300 Gerencia Administrativa y Comercial | Ver |
| 310 Dirección Administrativa | Ver |
| 310 Gestión de Mejora | Ver |
| 311 Asistencia Administrativa y de Operaciones | Ver |
| 312 Gestión Humana | Ver |
| 313 Sistemas | Ver |
| 314 Seguridad y Salud en el Trabajo | Ver |
| 315 Psicologia | Ver |
| 316 Gestión Documental | Ver |
| 317 Asistencia CAD | Ver |
| 320 Contabilidad | Ver |
CUADRO DE CLASIFICACION DOCUMENTAL
Consolidado de nombres de las series documentales creadas en forma de lista, según la documentación producida, generada o recibida por la empresa, a las cuales se les ha asignado un código de identificación y los nombres normalizados de las carpetas que pertenecen a cada una de las series documentales de acuerdo a lo definido en la Tabla de Retención Documental.
PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL
Brindar los parámetros para administrar, acceder y conservar la información documentada de la empresa de manera idónea en sus diferentes tipos de soporte para contribuir a la mejora continua del Sistema de Gestión Integrado- SGI.
MANUAL DE GESTION DOCUMENTAL
La empresa Bauprés S.A.S. Pilotos Prácticos – BPP es consciente de la necesidad de administrar eficazmente su gestión documental que soporta toda la información empresarial, la cual es uno de los activos más importantes que posee, para ello establece los lineamientos generales con los cuales la empresa ejecuta la gestión documental, consolidando actividades para la adecuada organización y conservación de documentos, respetando y procurando el cumplimiento de las normas archivísticas.
